Sistema de gestão: o que é?

Sistema de gestão: o que é?

Um sistema de gestão é um programa de computador que ajuda a cuidar das atividades de uma empresa. Ele é um software inteligente e que tem como objetivo facilitar as atividades do dia a dia, automatizando o máximo de processos quanto for possível.

Os resultados apresentados por um sistema de gestão extrapolam o caráter financeiro. Os benefícios podem ser representados por meio de diversos indicadores de qualidade. Veja alguns exemplos:

• Diminuição do impacto das atividades na natureza, ou, em outras palavras, maior sustentabilidade na utilização dos recursos na empresa;
• Maior segurança para os funcionários;
• Melhoria nos índices de satisfação interna;
• Aumento da qualidade de vida na comunidade na qual a empresa atua.

Esses são apenas alguns dos benefícios decorrentes da implementação de um sistema de gestão. Na sequência, explicarei, ainda, o que é o ERP, o CRM e apresentarei os principais motivos pelos quais um sistema de gestão é tão importante para o sucesso de um empreendimento. Continue acompanhando!

O que é o Enterprise Resource Planning (ERP)?

O mais comum entre os sistemas de gestão é oEnterprise Resource Planning (ERP), a evolução da planilha de Excel. Ele serve para garantir o controle financeiro, fiscal e contábil da companhia, agregando informações sobre recebimento de receitas, pagamento de despesas e, ainda, levando em consideração o custo de tributo em cada uma das operações.

A maioria dos softwares de ERP são divididos em três camadas, sendo elas a aplicação, o banco de dados e o framework. Além disso, o Enterprise Resource Planning também é modular, o que significa que os módulos representam duas visões, que são:

Visão Departamental

Esta visão permite a observação da manutenção dos processos de cada departamento em uma única tela, o que torna o manuseio mais simples e seguro para os usuários. Isso porque pessoas que não estão envolvidas com dados relacionados aos cadastros de funcionários, por exemplo, não poderão acessar tais informações.

Visão por Segmento

A visão por segmento permite a adequação do software às particularidades departamentais e suas exigências. É, então, voltada para atender às necessidades específicas de ramos de atividade. Uma clínica de odontologia, por exemplo, precisa organizar atividades de uma forma totalmente diferente de uma indústria. Em tais casos, existe, ainda, a possibilidade de criação de módulos específicos para determinados segmentos de mercado, que são os chamados softwares de gestão vertical.

E o Costumer Relationship Managemen (CRM), o que é?

Já o Costumer Relationship Management (CRM)  cuida da base de clientes — informações que, em muitas empresas, estão espalhada entre planilhas, cartões e pedaços de papel. Mas existem muitos outros, para rotinas jurídicas, de contratos e documento. São inúmeras ofertas, destinadas a diferentes departamentos das empresas.

Qual é a estrutura de um sistema de gestão integrado?

Em qualquer sistema de gestão, a estrutura é organizada de acordo com as categorias a seguir:

1. Política de administração;
2. Planejamento estratégico;
3. Implantação e operação;
4. Avaliação do desempenho;
5. Correções e melhorias;
6. Exame crítico.

Os sistemas de gestão de cada segmento possuem suas próprias exigências específicas, no entanto, as seis categorias acima elencadas são comuns a todos eles e podem ser tomadas como eixo central para a integração de normas.

Quais são as vantagens de um sistema de gestão?

Com a delimitação de indicadores e o acompanhamento constante das métricas relacionadas à implantação de um sistema de gestão em um negócio, diversas vantagens podem ser observadas. Confira as principais:

• Aumenta a transparência;
• Diminui os riscos de acidentes de trabalho;
• Reduz a burocracia no trâmite de processos;
• Aprimora o clima organizacional da empresa;
• Reduz os danos causados ao meio ambiente;
• Torna o negócio mais competitivo e mais próximo da excelência;
• Padroniza processos em consonância aos padrões internacionais;
• Possibilita um ambiente de trabalho mais seguro, agradável e produtivo;
• Fortalece a percepção de marca tanto entre o público interno, quanto entre o externo.

E quais são esses indicadores?

Para que os resultados mencionados no tópico anterior possam ser detectados e constantemente aprimorados, alguns indicadores devem ser acompanhados. Veja quais são os mais utilizados:

Indicadores de qualidade

Esse tipo de indicadores monitora o número de produtos ou equipamentos que apresentam defeitos, o quanto de matéria prima e recursos humanos são utilizados e o quanto é desperdiçado durante a produção, a quantidade de reclamações por parte dos consumidores em relação aos produtos finais e, ainda, a quantidade de tempo despendida.

Indicadores de saúde

As principais métricas avaliadas pelos indicadores de saúde são as envolvendo acidentes de trabalho, horas de treinamento oferecidas, despesas com planos de saúde, quantidade de atestados médicos entregues, números de faltas ao trabalho com e sem justificativas, tempo investido em campanhas de segurança do trabalho e saúde, dentre outras.

O sistema de gestão permite o atendimento a todas as exigências relacionadas  nesses tópicos de uma só vez, dispensando, assim, a necessidade de investimentos em melhorias contínuas.

Indicadores de sustentabilidade

No que tange aos indicadores de meio ambiente, os principais focos são o nível de consumo de água e energia no processo de produção, a quantidade de resíduos e de lixo produzidos, o destino dado a esses dejetos, a utilização de matéria-prima biodegradável, o encaminhamento para locais de reciclagem ou reaproveitamento etc.